W jaki sposób program do obsługi kancelarii prawnej może pomóc w zachowaniu porządku, w dokumentacji kancelarii prawnej?
Sprawne zarządzanie dokumentacją w kancelarii prawnej jest bardzo ważne. Przez biurko może przechodzić liczna dokumentacja i czasami można się w niej pogubić. Dlatego trzymanie wśród niej porządku jest tak istotne. Co więcej, wszystkie te akta sprawy, pisma procesowe, umowy trzeba jakoś przechowywać. Im jest ich więcej to tym ciężej zachować zamierzony porządek. Ważne jest wówczas, aby zaplanować odpowiedni system, który pomoże nam w codziennej pracy.
Nowa dokumentacja
Każdego dnia do kancelarii przychodzi wiele listów, maili, umów. Warto, aby od razu po jej otrzymaniu bądź stworzeniu takiego dokumentu, zarejestrować go. W przypadku osób, które korzystają z programu zarządzaniu kancelarią ten proces jest znacznie łatwiejszy i szybszy, gdyż wystarczy jedynie wpisać do systemu odpowiedzenie dane. Istnieje również możliwość zapisania w systemie do zarządzania kancelarią, skanu dokumentu.
Segregacje można rozpocząć od wyróżnienia dokumentacji na jej rodzaj. Następnie można zwrócić uwagę ile czasu ma ona być przechowywana.
Dokumentacja dotycząca sprawy
Dokumentacja dotycząca danej sprawy może dzielić się na dokumentacje archiwalną i dokumentacje aktualną. Poszczególne z dokumentów wymagają profesjonalnego zarchiwizowania na wynikający z prawa okres czasu lub wieczyście. Do tej kategorii dokumentacji archiwalnej zaliczają się między innymi rejestry stanu cywilnego, zgodnie ze swoją nazwą księgi wieczyste, a także rejestry i akta sądowe. W przypadku dokumentów archiwalnych niezwykle ważne jest ich odpowiednie przechowywanie wykluczające kradzież, zaginięcie, czy też zniszczenie dokumentów na skutek pożaru lub ich degradacja spowodowana przez czas. Natomiast dokumentacja niearchiwalna, po upływie obowiązującego okresu jest niszczona.
Po rozróżnieniu dokumentacji, można uporządkować ją alfabetycznie, zgodnie z pierwszą literą nazwiska klienta, którego obsługujemy. Można również nadać każdej ze spraw własną sygnaturę, która będzie numerem sprawy. Jak również można rozróżnić typy spraw na sprawy karne oraz cywilne. Takie metody mogą ułatwić odszukanie potrzebnego dokumentu w przyszłości.
Nowoczesne przechowywanie
Wszystkie wyżej wymienione procedury wykonuje się własnoręcznie. Dokumentacja jest przechowywana w segregatorach, które trzeba porządkować.
Natomiast są jeszcze inne rozwiązania, aby segregować, a później odnaleźć dany dokument. Jest nim korzystanie z oprogramowania dla kancelarii prawnych. Do takich dokumentów, osoba która jest uprawniona ma dostęp zawsze i wszędzie. A przechowanie ma zagwarantowane bezpieczeństwo, tak aby dokumentacja była dostępna jedynie dla wyznaczonych osób. Tym co może najbardziej skrócić czas segregacji dokumentów to to, że ich segregacja jest niemal automatyczna. Wystarczy się zapoznać z nowoczesną technologią, która w prosty sposób sprawi, że praca stanie się mniej stresująca, do tego mniej czasu będzie tracone na długie procesu segregacji bądź szukania danego dokumentu.
Zarządzanie kancelarią jest niezwykłym wyzwaniem. Ilość pracy może przewyższać ilość dostępnego czasu. Program do obsługi kancelarii taki jak Vicarius może usprawnić jej prace. Wprowadzanie dokumentacji jest bardzo proste, dokumentacja jest zabezpieczona w razie zniszczenia, z łatwością można odszukać dany dokument oraz można mieć do niej zawsze dostęp.
Warto zwrócić uwagę na to co daje nam współczesna technologia, ponieważ dzięki niej możemy pracować sprawniej i zaoszczędzić wiele czasu. Dobra organizacja dokumentacji, może w znacznym stopniu poprawić efektywność pracy.